J’ai récemment réalisé une migration de serveur Exchange pour le compte de Baticourtois, une société de maitrise d’œuvre pour des projets professionnels du secteur de la santé.
La problématique : trop de mails arrivant en SPAM
Environ 10% des mails envoyés par le client à ses propres clients arrivaient en spam.
Après analyse, il apparaissait que ce problème était dû à un problème de réputation de l’adresse IP du serveur Exchange utilisé par mon client, hébergé chez OVHcloud.
Cette situation avait un impact négatif sur la communication avec les clients et nuisait à la réputation de l’entreprise.
L’intervention : une bascule de serveur de messagerie, transparente pour le client
La solution que j’ai proposée au client pour résoudre ce problème était le transfert de la gestion se ses mails, de Microsoft Exchange géré et hébergé par OVHcloud à Exchange Online, solution intégré à Microsoft 365.
Cette solution permettait de résoudre les problèmes de réputation d’adresse IP, car les serveurs de Microsoft son réputés fiables, et qu’ils utilisent EOP, ensemble de technologies Microsoft permettant de fiabiliser au maximum les échanges de mails (voir schéma suivant).
La migration vers Microsoft 365 offrait également au client la possibilité d’accéder à de nouvelles fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, la visioconférence, le stockage de fichiers dans le cloud et la collaboration en temps réel.
Étapes de l’intervention
La migration de serveur Exchange d’OVH vers Microsoft 365 a nécessité plusieurs étapes, bien entendu étudiées et préparées en amont grâce aux documentations Microsoft et divers retours d’expérience trouvées sur Internet.
- Tout d’abord, j’ai effectué un export du fichier PST comportant l’historique des messages, les contacts et le calendrier. Cet export se fait simplement depuis la section Exchange de l’interface d’administration OVHcloud
- Ensuite, j’ai procédé aux changements de DNS (entrées MX, CNAME et TXT) dans la gestion DNS du nom de domaine du client, dans l’interface d’administration OVHcloud, pour rediriger le trafic de messagerie vers les serveurs de Microsoft.
- J’ai également modifié les paramètres Exchange côté OVHcloud (passage en mode « non autoritatif ») et côté Exchange Online / Microsoft 365 (paramétrage complet du compte, simplifié car le client disposait déjà d’un compte sur la plateforme cloud de Microsoft).
- J’ai effectué avec le client des tests complets d’échanges emails pour m’assurer que tout fonctionnait correctement
- Enfin, j’ai expliqué au client comment importer le fichier PST comportant l’historique des messages, les contacts et le calendrier dans Outlook (Plan B pour l’import PST, comme je l’explique ci-après).
Bilan de l’intervention
La migration de serveur Exchange s’est déroulée sans problématiques importantes et a été presque transparente pour le client.
Nous avons rencontré quelques soucis de connexion post-bascule :
- liés aux délais de propagation des modifications DNS
- car certaines applications (ex : Onedrive, Onenote) conservaient les informations d’authentification de l’ancienne configuration, malgré déconnexion complète
Ces problèmes se sont résolus d’eux même après quelques heures d’essais de déconnexion / reconnexion, et surtout de patience.
Le point le plus problématique est que je n’ai pas pu importer le fichier PST au niveau de l’interface d’administration de Exchange Online / Microsoft 365 suite à une erreur incompréhensible et non documentée au niveau de l’attribution des rôles nécessaires.
Le plan B a été de fournir au client le fichier PST de 40Go (que j’avais récupéré via l’interface OVHcloud) pour qu’il réalise l’import de son côté dans son client Outlook sur son PC… et ça a fonctionné, heureusement.
Il faudra surveiller dans le temps si le problème de mails arrivant en spam est effectivement résolu.